Troubleshooting: безопасность в бизнесе

Во второй раз на форуме Troubleshooting при генеральной поддержке Альфа-Банка собрались собственники бизнеса, руководители компаний, риск-менеджеры и внутренние аудиторы, чтобы обсудить вопрос построения полноценной системы безопасности в компаниях разных отраслей. На форуме эксперты разбирали кейсы, которые им пришлось реализовывать в своей практике, рассматривали риски, избежать которых им удалось. Как правильно оценить контрагента, какими должны быть взаимоотношения собственника и директора и как контролировать сотрудников, чтобы это не вызвало у них непонимание, читайте в статье.

Андрей Цыган, управляющий консалтинговой компанией “Изи Штандарт”

Как контролировать сотрудников, чтобы им это нравилось

В компании все должно быть прозрачно. Только то, что видно, можно контролировать.

Есть простое правило: ток всегда течет по пути наименьшего сопротивления. Почти все сотрудники стараются делать так, как им будет проще. Поэтому задача руководства компании - наладить такой процесс, чтобы сотруднику было намного проще сделать так, как нужно компании, а не как удобно будет ему. Зачем нам это нужно? Контролировать можно только то, что можно измерить.

Объясню это на организации работы отделов маркетинга, продаж и экспертов. Как их контролировать, чтобы они не отвлекались от работы?

Отдел маркетинга

В отдел маркетинга задача может поступать только через специальную форму. Его сотрудники не получают зарплату за задачи, которые не прошли через эту форму. Также мы используем Trello. Сотрудники видят, как работает отдел, кто больше выполнил задач, а кто - меньше. К тому же и начальник в один миг по дашборду может понять, кто чем занимается.

Отдел продаж

Все задачи, которые выполняет отдел продаж, должны быть оцифрованы. Все коммуникации с клиентом проходят через единую систему, к которой подключены все мессенджеры, почта, задачи и т. д. У менеджера нет возможности связаться с клиентом не через систему. Таким образом клиент в любом случае оставит звонок или письмо, за которые менеджеру начисляются баллы. Так, мы понимаем, чем сегодня занимался наш работник.   

Отдел экспертов

Каждый день система в 17:50 высылает экспертам ссылку на все их задачи, которые поставлены в системе. Им нужно 3 минуты, чтобы распределить свое время в соответствии с тем, чем они сегодня занимались. Безусловно, они могут поставить другие часы, но врать в течение года это сложнее, чем написать, как есть. После заполнения формы мы делаем аналитику, кто чем занимался. Мы можем посмотреть это в любом разрезе: кто какие проекты выполнял, в каком направлении, куда уходит их время.

В итоге, если мы хотим собирать информацию с сотрудников, нельзя, чтобы они делали для этого дополнительные действия. Настройте систему таким образом, чтобы она собирала данные работников.

Екатерина Желтонога, адвокат, управляющий партнер адвокатского бюро VERDICT

Экспертный блиц. Прозрачность взаимоотношений директора и собственника

5 смертных грехов руководителя

1. Надбавки, премии, командировки.

Это те нарушения, которые руководитель чаще всего допускает неумышленно. Обычно выдача премии регулируется локальным актом. Этот документ, как правило, утверждает директор. Он полагает, что если есть показатели для выплаты премии всем остальным сотрудникам, то он вправе выплачивать премию и самому себе вместе со всеми сотрудниками. По отношению к нему это будет нарушение, потому что показатели для премирования и надбавок к зарплате руководителя всегда должны быть утверждены уполномоченным органом: общим собранием участников акционеров или наблюдательным советом, если такой существует в корпоративной структуре.

2. Мертвые души.

Это те работники, которые по документам числятся, а работу реально не выполняют Казалось бы, столько об этом уже сказано, но такая проблема до сих пор встречается повсеместно. Руководителю в таком случае грозит возмещение ущерба, ведь сотрудник работу не выполнял.

3. Убыточные сделки.

Те нарушения, которые чаще всего не являются умышленными, а совершаются руководителем по неосмотрительности. Например, когда компания продает какое-либо оборудование по заниженной цене либо, наоборот, покупает по завышенной, заключает аренду помещений на длительный срок без возможности изменить арендные ставки и т. д. В этой ситуации взыскание ущерба и процесс доказательства убытков по  такой сделке крайне сложен для собственника.

Бывает обратная ситуация, когда руководитель совершает невыгодную сделку, но эта сделка направлена на уменьшение какого-то иного ущерба для юридического лица. Суд готов анализировать такие дела и вникать в них, потому что всегда  смотрит, были ли в этом случае соблюдены полномочия либо был выход за их пределы.

4. Откаты.

Если раньше мы понимали, что это типичная ситуация для руководителей государственных компаний, то сегодня такие вопросы возникают в отношении частных юридических лиц. Почему-то им кажется, что на них не обратят внимание. Но сегодня оперативные органы очень быстро раскрывают такие преступления. Такая форма бизнеса практически всегда заканчивается уголовной ответственностью в отношении руководителя.

5. Карманные фирмы и зеркальный бизнес.

Это ситуация, когда руководитель является собственником бизнеса и при этом открывает на номинальных учредителей или через нерезидентов компании еще один бизнес. Сделать это он может как на территории Беларуси, так и за границей. Далее он использует эти каналы либо для поставки какой-либо продукции, либо для экспорта. С точки зрения гражданско-правовых отношений, если убытков нет, то здесь нельзя говорить об ответственности. Но если в результате таких действий компании причинены убытки, данную ситуацию нужно рассматривать в суде.

Алексей Ермаков, менеджер по экономической безопасности ОАО “Пивоваренная компания Аливария”, часть Carlsberg Group

Скрининг контрагента. Создавая ценность

Если сначала мы оцениваем контрагентов с позиции, сможет ли он выполнить наши обязательства, заплатит ли он нам вовремя, сможет ли он сделать все так, как мы хотим, то постепенно сюда добавились позиции по коррупции (вовлечен или нет и чем это может грозить компании), вопросы по репутации.

Самое главное при проведении скрининга контрагентов:

• надежность: гарантии исполнения обязательств;

• ABC (anti-bribery & corruption) - коррупция и взяточничество, конфликт интересов;

• репутация контрагента - ваша репутация;

• эволюция: бизнес-этика и комплаенс.

Прежде чем начать проверку, мы должны понимать, что мы хотим получить из этой проверки. Нам важно знать, какие риски для нас влечет та или иная сделка с контрагентом. Исходя из этого, понимаем, на что стоит обратить внимание, какие ресурсы, соответственно, подключить.

После проверки мы должны решить, что нам делать с контрагентами, скрининг которых мы проводили: начинать сотрудничество, прекращать его либо взаимодействовать с ними по-другому.

Важно обеспечить прозрачную/понятную связь между признанными вашей компанией рисками и областями проверки контрагента.

Прежде всего мы оцениваем те области риска, которые нам необходимо понимать. Поэтому нужно идентифицировать риски:

• репутационные (для кого-то очень важно, чтобы компания-партнер не участвовала в коррупционных скандалах);

• риски неисполнения принятых обязательств.

Важные стадии скрининга:

• профилактика (начало бизнеса);

• мониторинг (исполнение договоренностей);

• кризис.

Иногда скрининг важен на каждом этапе.

Для чего нам это нужно? Самое главное - это работать с рисками для того, чтобы понимать, какие мероприятия мы должны предпринять. Возможно, будет достаточно мониторинга контрагента и исполнения его обязательств, а может, понадобятся какие-либо особые гарантии.

Экономика скрининга

Процесс скрининга должен быть адекватным операциям (и рискам), в которых планируется участие контрагента.

Зачастую многие компании прибегают к помощи сотрудников правоохранительных органов. Основной мотивирующий фактор: у человека есть доступ к запредельным ресурсам, которые могут помочь в принятии решения. Но такая помощь может обернуться для компании крахом. Сейчас, с одной стороны, очень много открытых источников, которые позволяют нам получать информацию. С другой - совершенствуются все правовые нормы. Поэтому надо понимать, какую информацию вы ожидаете от сотрудника, какого рода сведения вам нужны. И самое главное, помогут ли вам они, когда наступит ситуация кризиса.  

Практические аспекты внедрения скрининга

При проведении проверки нужно четко разделить зоны ответственности. Надо понимать, кто осуществляет проверку, кто помогает ее проводить, в чем заключается помощь. Итоги проверки должны быть зафиксированы, так как они ложатся в основу принятия решения. Топ-менеджеры, директора и собственники должны понимать, почему компания работает с тем или иным контрагентом.

Важным составляющим является то, что необходимо интегрировать во все текущие процессы вашего бизнеса. Глобально всех контрагентов мы разделяем на 2 категории: покупатель и поставщик. Отсюда мы должны понимать, как строить процедуру проверки, чтобы не было чересчур сложно. Запросить анкету поставщика гораздо проще, чем запросить у покупателя. Другое дело, когда вы приходите к покупателю и просите его заполнить анкету или еще что-нибудь. Покупатель в таком случае уйдет к вашим конкурентам, у которых эта процедура проще. Поэтому надо понимать, где хватит информационных ресурсов, а где понадобятся какие-либо письменные заверения.