Какие отчеты нужны для ИП в Беларуси: книги учета и кое-что еще

Базовая отчетность для ИП

Здесь все зависит от трех вещей:

• налогового режима;
• вида деятельности;
• наличия наемных работников.

Основные документы для любого ИП — налоговая декларация и книга учета доходов и расходов либо валовой выручки.

Какие книги учета должен вести ИП

Книга учета доходов и расходов или валовой выручки — один из главных внутренних документов предпринимателя. В ней отражаются доходы и, в зависимости от налогового режима, расходы.

В налоговую инспекцию книгу сдавать не нужно, но ее могут запросить во время проверки. Тип и количество книг зависят от налогового режима и специфики бизнеса.

Предприниматель и на подоходном, и на едином налоге должен вести учет по правилам Инструкции МНС № 5.

Как вести книгу учета на подоходном налоге

Ее должны вести все ИП, так как в ней отражаются доходы и расходы бизнеса. Если предприниматель выбрал учет по документально подтвержденным расходам, расходы нужно учитывать обязательно.

При этом одной книги иногда недостаточно. Например, в зависимости от вида деятельности могут понадобиться:

• книга учета основных средств — если у ИП есть недвижимость, автомобиль, дорогое оборудование и по ним начисляется амортизация;
• книга учета нематериальных активов — например, при наличии лицензий, дорогостоящего программного обеспечения или патентов;
• книга учета отдельных предметов в составе оборотных средств — для инвентаря, спецодежды, инструментов и хозяйственных товаров;
• книга учета сырья и материалов — для производства, общепита или некоторых видов услуг;
• книга учета товаров или готовой продукции — для учета остатков, поступления и изготовления товаров, расчетов с поставщиками;
• книга суммового учета товаров;
• книга учета сумм НДС — если ИП является плательщиком НДС;
• книга учета обязательств налоговым агентом — если у предпринимателя есть трудовые или гражданско-правовые договоры с физлицами.

Пример: ИП, который занимается розничной торговлей, ввозит товары из России и нанимает сотрудников, может вести сразу 6–7 книг. Если предприниматель выбрал вариант учета затрат по нормативу 20%, часть книг, связанных с расходами, заполнять не нужно.

Как вести книгу учета на едином налоге

ИП на едином налоге ведет книгу учета валовой выручки. Она значительно проще: предприниматель фиксирует выручку от реализации и внереализационные доходы. Расходы здесь не учитываются, поскольку они не влияют на сумму единого налога.

Книгу заполняют отдельно за каждый отчетный квартал, без нарастающего итога. При этом в некоторых ситуациях ИП на едином налоге понадобятся и дополнительные книги:

• книга учета обязательств налоговым агентом — если есть наемные работники;
• книга учета сумм НДС — например, при ввозе товаров из стран ЕАЭС.

Если у ИП есть наемные работники

Как только у ИП появляется хотя бы один сотрудник, отчетности становится заметно больше. Всего предприниматель может привлекать до трех работников.

Кроме налоговой отчетности, появляется кадровый учет и отчеты в ФСЗН и Белгосстрах.

Есть несколько важных изменений, которые нужно учитывать уже сейчас.

• С 2027 года для декларации налогового агента нужно будет использовать обновленную форму. Кроме того, этот отчет придется подавать ежеквартально — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
• А вот форму ПУ-3 за себя ИП больше не подает. С 2025 года изменился принцип начисления взносов, и эти сведения по итогам года формируют сотрудники Фонда социальной защиты.

Какие еще отчеты и декларации может сдавать ИП

Есть ситуации, когда стандартного набора отчетности недостаточно. Вот несколько распространенных примеров.

Если ИП размещает рекламу в белорусских СМИ

В этом случае предпринимателю нужно:

• подать декларацию по расчету сбора за размещение (распространение) рекламы — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• уплатить рекламный сбор — не позднее 22-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если ИП покупает цифровые услуги у иностранной компании

Например, предприниматель оплатил продвижение своих роликов в Instagram. В такой ситуации белорусские юрлица и ИП должны платить «ввозной» НДС — 20% при покупке электронных услуг и цифровых продуктов у иностранных компаний-нерезидентов. Такой платеж иногда называют «налогом на Google».

Логика в том, что налог должен поступать в бюджет страны, где находится конечный потребитель услуги. В этом случае ИП выступает как налоговый агент и должен:

• подать декларацию по НДС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• уплатить НДС в размере 20% от суммы покупки не позднее 22-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Кроме того, может возникнуть обязанность уплатить налог на доходы иностранной организации. Базовая ставка — 15%. В этом случае нужно:

• подать декларацию на доходы иностранных организаций не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• уплатить налог не позднее 22-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

И не забываем про рекламный сбор, если расходы на продвижение подпадают под соответствующие требования.

Если ИП ввозит товары из ЕАЭС

Хотя ИП уже несколько лет не являются плательщиками НДС, при ввозе товаров из стран ЕАЭС, например из России, возникает обязанность уплатить ввозной НДС и подать декларацию. Отчетный период и сроки такие же: декларацию нужно подать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а налог уплатить не позднее 22-го числа.

Суммы также нужно отразить в книге учета сумм НДС. Есть и более редкие ситуации. Подробные разъяснения по отчетности можно найти на сайте МНС.

Как ИП сдавать отчетность

Что будет, если опоздать с отчетностью

За просрочку или отсутствие отчетов можно получить штраф. Его размер зависит от вида документа и продолжительности просрочки.

МНС

При нарушении сроков подачи декларации могут на ИП могут выставить штраф (ст. 14.2 КоАП):

Есть и дополнительная мера: если декларация задержана более чем на 10 рабочих дней, налоговая может заблокировать расходные операции по расчетному счету ИП.

ФСЗН

За несвоевременную сдачу отчетов, в том числе «4-фонд» и ПУ-3, предусмотрена административная ответственность — до 20 базовых величин. При просрочке до трех рабочих дней штраф, как правило, не применяется.

Белгосстрах

За непредставление или несвоевременное представление отчета Белгосстрах может взыскать штраф в размере 10 базовых величин. Это отдельная мера ответственности, поэтому на нее не распространяются правила освобождения от ответственности «в первый раз».

Резюме: отчетность ИП редко ограничивается одной декларацией. Чем активнее бизнес, тем больше документов может понадобиться. Поэтому лучше заранее разобраться, какие отчеты нужны именно вашему ИП, куда их подавать и в какие сроки. А если в декларации все-таки обнаружилась ошибка, ее можно исправить: законодательство позволяет позже подать уточненную декларацию.